Zugangsdaten fuer die Fleet-Hub/Carano REST API. Wird benoetigt fuer Eingangsrechnungs-PDFs und Fahrzeugdaten.

Sheet-Name beliebig (z. B. Fahrzeuge oder Tabelle). Spalten werden über die Überschrift zugeordnet, Reihenfolge egal. Pflicht: Kennzeichen, Vorsteuerabzug AT; optional Kostenstelle 2, Kunden-Kennung (ID wird ignoriert). Zeilen mit leerem Vorsteuerabzug AT werden ignoriert. Kunden-Kennung darf BMD-spezifische Kennungen enthalten — fuer SAP gilt die Whitelist PKW / LKW / sonstiges / umsatzbezogen; abweichende Werte werden als leer importiert (Warnung) und fuehren beim SAP-Verarbeitungslauf zum Abbruch + Mail an Oliver, falls das Kennzeichen vorkommt.

Excel-Sheet Tabelle1. Header in Zeile 2. Spalten: Code | Kostenart_ID | Kostenart-Bezeichnung | Sachkonto PKW/LKW | Sachkonto sonstige KFZ | Sachkonto umsatzbezogene KFZ | Wording. Trennzeilen ohne Kostenart_ID werden ignoriert.

Gemeinsame Positiv-Liste für BMD und SAP: nur diese Kostenarten dürfen bei Carano-Code 3 steuerfrei gebucht werden. Eine Kostenart mit Code 3, die hier nicht steht → Block (Wäsche/Werkstatt/Reifen/Treibstoff können nie steuerfrei sein).

Steuerbehandlung nach autoritativem Carano-Code: 0 %-Zeilen → RC NORMAL=Reverse Charge, 3=steuerfrei (nur wenn Kostenart in der Allowlist, sonst Block); >0 %-Zeilen → Land (AT=versteuert, Ausland=„ausländischer Bezug"). Bei Versatz CSV↔Carano (z. B. Storno) wird geblockt. Allowlist: siehe Karte oben.

Wie bei SAP, aber nur Vorsteuerabzug AT ist fuer BMD relevant. aus = immer die hochgeladene Liste. schatten = bucht weiter mit der Liste, vergleicht zusaetzlich live und meldet Abweichungen per Mail. aktiv = Liste >24h alt → live pro Kennzeichen (exakter Match); kein Treffer/API-Fehler → harter Block + Admin-Mail, kein stiller Fallback.

Prueft je Eingangsrechnung, ob der volle Carano-Betrag an den Kunden weiterberechnet wurde — damit keine Position vergessen wird. Der Abgleich laeuft ueber alle Ausgangsrechnungen, weil eine ER regelmaessig auf mehrere AR verteilt wird (Nachtrag im Folgelauf). aus = keine Pruefung. schatten = nur Admin-Mail, kein Versand-Eingriff. aktiv = fehlender Betrag → Versand blockiert.
Hinweis: erkannt wird eine teilweise abgerechnete ER. Eine ER, die auf der Rechnung komplett fehlt, kann so nicht auffallen (sie steht dann in keiner CSV-Zeile).

Identische Logik wie bei BMD, eigener Schalter (getrennt rollbar). Soll-Betrag = Summe aller Carano-Datensätze zur ER-Nummer; der Abgleich läuft über alle Ausgangsrechnungen des Mandanten. aus = keine Prüfung. schatten = nur Admin-Mail. aktiv = fehlender Betrag → Versand blockiert.
Hinweis: Bis Juni 2026 war die SAP-Abwicklung unsauber (Storno-Zyklen, Doppelerfassungen) — taucht in einer neuen Rechnung eine ER aus dieser Zeit auf, blockt sie bewusst.

Wie BMD, aber Ziel ist das SAP-MWSKZ. 0 %-Zeilen mit ER nach Carano-Code: RC NORMAL = Reverse Charge (PKW→IZ, LKW-EU→E7, LKW-Drittland→E5); 3 = steuerfrei → inländischer 0 %-Code (PKW→T0, LKW→V0; nur Allowlist, sonst Block). >0 %-Zeilen + Management-Fee bleiben unverändert (Geo), FZINS bleibt T0. Allowlist: gemeinsame Karte oben (gilt für BMD & SAP).

Alternative zum Excel-Upload: Vorsteuerabzug AT, Kostenstelle 2 und Kunden-Kennung koennen live ueber GET /vehicle/extended/ bei Carano abgefragt werden (exakter Kennzeichen-Match, kein Substring). aus = immer die hochgeladene Liste (heutiges Verhalten). schatten = bucht weiter mit der Liste, vergleicht zusaetzlich live und meldet Abweichungen per Mail — kein Versand-Einfluss. aktiv = ist die Liste juenger als 24 Stunden, wird sie verwendet; sonst live pro Kennzeichen abgefragt. Kennzeichen ohne exakten Live-Treffer oder bei API-Fehler → harter Block + Admin-Mail (kein stiller Fallback auf eine veraltete Liste).

URL des Google-Sheets mit der OP-Liste. Wird automatisch beim Hochladen einer neuen Zahlliste nachgeladen (via OAuth-Mailbox, bevorzugt edi-import@fleethub.de). Berechtigung im Sheet: nur Betrachter notwendig.

Abweichungs-Hinweis. Die OP-Liste wird immer vollstaendig neu geladen. Weicht der neue Stand um mehr als den hier eingestellten Wert vom bisherigen ab — gemessen an Zeilenzahl oder Summe — erscheint ein Hinweis mit dem Delta in € und %, der aktiv bestaetigt werden muss („Ja, ist ok“ oder Quelle pruefen und neu laden). Grosse Spruenge sind zum Monatswechsel normal (Zahlungseingaenge, DL-Ausgangsrechnungen); still durchlaufen soll aber keiner — ein Refresh mit 735 statt 3.601 Positionen haette sonst tausende Ausgangsrechnungen als bezahlt gelten lassen. 0 schaltet den Hinweis ab.

Mail an Kunden mit dem verfügbaren Budget. Versand an den unten gewählten Wochentagen zur konfigurierten Uhrzeit (Europe/Berlin). Gezeigt wird alles, was seit der letzten Mail passiert ist — also alle zwischenzeitlich ausgeführten Zahllisten; so steht jede Rechnung in genau einer Mail. Kunden ohne Bewegung bekommen die Mail ebenfalls, dann mit unverändertem Budget. Einzeln pro Kunde in Kundenübersicht aktivierbar. Das Budget ist dasselbe, nach dem der Budget-Check freigibt.

Eine zusammengefasste Monatsmail für Kunden, die statt des Reminders oben einmal im Monat einen Überblick wollen: Budget, die von uns bezahlten Rechnungen, die offenen Posten aus der OP-Liste und die Akonto-Zahlungseingänge. Die vollständige Einzelaufstellung der bezahlten Rechnungen geht als Excel-Datei mit.
Kunden, die hier stehen, bekommen den Reminder oben nicht mehr — sonst läge bei ihnen zweimal Post mit verschiedenen Zeiträumen. Jeder Bericht führt seinen eigenen Zeitraum: was hier gemeldet wurde, ist unabhängig davon, was der Reminder gemeldet hat.

Empfaenger, die benachrichtigt werden, wenn eine Zahlliste final freigegeben (Status "Ausgefuehrt") wird. Mehrere Adressen durch Semikolon trennen. Falls leer: Fallback auf den Admin-Mail-Empfaenger (Tab "E-Mail Konfiguration").

Prueferkreis fuer das 4-Augen-Prinzip. Nimmt jemand eine Zahlliste in Verarbeitung, geht automatisch eine Freigabe-Aufforderung an die anderen aus diesem Kreis — der Startende steht in Kopie. Mehrere Adressen durch Semikolon trennen. Leer lassen heisst: alle aktiven Benutzer ausser dem Startenden.

Mandanten mit eigenem Bankkonto. Fuer diese Mandanten fuehrt Fleet-Hub ein eigenes Konto — der Kunde ueberweist seine Ausgangsrechnungen dorthin, und alle Zahlungen an seine Lieferanten werden von dort gezogen. Die Freigabe-Mail ans SAP-Team nennt dann, wie viel Geld der Lauf von diesem Konto zieht (freigegebene Rechnungen abzueglich verrechneter Gutschriften). Mehrere Kuerzel durch Komma trennen, leer = kein solcher Block. Es zaehlt der ganze Mandant: bei PKE also PKE Deutschland und Sysdacom — eine neue Schwestergesellschaft kommt automatisch mit.

Fehlt in einer Carano-Zeile die Kostenstelle, bricht die Verarbeitung normalerweise ab. Steht dieser Schalter auf an, wird stattdessen ein Vermerk in das Kostenstellen-Feld geschrieben und die Rechnung läuft durch. Gemessen an den Rechnungen Mai–September 2026 blockieren ohne den Vermerk 33 von 52 Rechnungen.

Jeder QM-Report hat einen eigenen Aktiv-Schalter und einen eigenen Verteiler. Ist kein Verteiler eingetragen, geht die Mail an den Admin-Mail-Empfänger (Reiter „System"). Die Einstellungen je Report stehen in den Karten darunter.

Tägliche QM-Kontrolle: Gleicht den in Carano erfassten Rechnungsempfänger gegen die Firmierung auf dem Lieferanten-PDF (per OCR) ab. Niedrige Ähnlichkeit = mögliche Falschablage/-erfassung → landet als Verdachtsfall in der Tages-Mail und unter D&M-Dokumenteprüfung zur Sichtung. Der Lauf ist rein lesend und rührt keine bestehende Verarbeitung an.

Täglicher Abgleich der fleet+-Stammdaten gegen fünf Pflegevorgaben: Kostenstelle am Fahrzeug, Nutzer am Fahrzeug, Fahrer im richtigen Mandanten, Personalnummer und Mail-Domain beim Fahrer. Offene Punkte stehen als Aufgabenliste in der Mail und unter ATU Fuhrpark. Der Lauf ist rein lesend und ändert nichts in fleet+.

Monatlich: am Probelauftag geht die Meldung mit allen Pflegehinweisen an den internen Verteiler (Zeit zum Nachpflegen in Carano), am Meldetag an ATU HR. Gemeldet werden alle Fahrzeugwechsel seit der letzten Meldung und die Abweichungen zum HR-Stand. Importe, Läufe und Lieferungen unter ATU HR Versteuerung.

Die letzten 20 Läufe aller Richtungen (SFTP-Eingang, produktiver Upload, Testlauf). „Befunde" zeigt die gespeicherten Befunde eines Laufs; Testläufe speichern keine.

Dateien, die FleetFlow im Ausgang (SAP-Übertrag) abgelegt hat. Solange die Kopie an SAP aus ist, überträgst du sie von Hand und hakst sie hier ab. „Datei" lädt genau die Fassung, die abgelegt wurde.

Aus den Echtdaten gemessen: Carano stellt um 10:00, 14:00 und 23:00 bereit. Eine Bereitstellung dauert im Median 1 Minute, im schlechtesten gemessenen Fall 21 Minuten — der Versatz von 30 Minuten liegt sicher dahinter.

Im SAP hängt die Zahlungsbedingung am Lieferanten und gilt damit für alle Kunden gleich. Hat ein Kunde bei einem Lieferanten aber 30 Tage ausgehandelt, während das SAP nach 7 Tagen zahlt, finanzieren wir ihn 23 Tage lang. Hier steht die abweichende Vereinbarung; M4 schreibt den Code in den Beleg.
Als Kundennummer * eintragen heißt: gilt für alle Kunden dieses Lieferanten. Eine kundenspezifische Zeile gewinnt gegen die Sternzeile.
Der Code hat genau vier Zeichen — das Feld im SAP-Satz ist nicht breiter (Position 388–391). Gültig sind etwa Z001, Z014, Z055.

Kreditoren, Debitoren, PSP-Elemente und Artikelnummern der gewählten Umgebung. Erkannt werden CSV, Semikolon-Listen und spaltenausgerichtete SAP-Exporte. Zeilen ohne verwertbaren Schlüssel werden übersprungen und gezählt.

P8 hält einen Beleg auf, der Debitoren verschiedener Mandanten trifft. Manche Unternehmen sind aber bewusst als mehrere Mandanten geführt — Vossloh etwa als VOS, VFS, VRI, VRS und VR, weil jede Gesellschaft ein eigenes Layout für die Ausgangsrechnungen wollte. Eingangsrechnungen laufen jedoch übergreifend über alle fünf.
Wer hier zusammensteht, gilt für P8 als ein Mandant. Am Bestand gemessen: ohne Gruppen blockiert P8 44 Belege, mit den beiden hinterlegten Gruppen 28 — die 16 Vossloh-übergreifenden gehen zu Recht durch.
Die Gruppe wirkt beim Prüfen, nicht beim Import: in der Vertragszuordnung steht weiterhin der echte Mandant, eine Änderung greift sofort ohne Neuimport.

Die Rechnungspositionen tragen nur die Carano-Vertrags-ID. Welcher Kunde und welcher Mandant dahintersteht, sagt erst diese Zuordnung — und ohne sie kann P8 („alle Debitoren eines Belegs gehören einem Mandanten") nichts prüfen.
Der Mandant kommt nicht aus der Datei, sondern über die Debitorennummer aus der Kundenübersicht. Fehlt ein Kunde dort, bleibt der Mandant leer und P8 lässt dessen Belege ungeprüft durch — lieber keine Prüfung als eine auf halber Datenlage.
Die Lieferungen sind Deltas, kein Vollbestand: die 192 bekannten Dateien decken 10,5 % der in Rechnungen referenzierten Verträge ab. Für den Vollbestand die Quelle Initial-Load wählen. Im laufenden Betrieb holt der Verarbeitungslauf die Dateien selbst vom SFTP.